Plano de projeto na dose certa
Neste artigo serão abordadas as questões que permeiam o negligenciamento ao planejamento de projetos e consequências de tal prática. Além disso, serão apresentadas algumas alternativas de metodologias disponíveis no mercado e qual postura o gerente de projetos deve adotar para ter um plano de projeto na dose certa.
São incontáveis as vezes que ao realizar uma análise dos problemas do projeto, seja durante uma gestão de crise ou até mesmo em um bate-papo no almoço, fica evidenciado aos participantes da discussão que o motivo da baixa performance e/ou fracasso deve-se ao baixo nível ou até mesmo ausência de planejamento. Pode parecer uma heresia imaginar que um projeto pode ser gerenciado sem planejamento, entretanto esta prática é mais comum do que imagina-se. Dados do PM Survey de 2013 mostram que em todo o mundo 78% das empresas afirmam que nem sempre dedicam o tempo ideal para o planejamento de seus projetos. Números muito próximos do Brasil que apresenta resultado de 79% na mesma pesquisa.
Mas por que isso acontece? É sabido que um projeto sem planejamento ou com planejamento insuficiente tem grandes chances de desalinhamento com os objetivos de negócios, prazos extrapolados, aumento de custos, falhas de comunicação, mudanças de escopo, dentre outros inúmeros problemas que poderia citar. Isto posto, a questão que surge é: Um projeto bem planejado poderá ter estes mesmos problemas? Como sabemos, a resposta para esta pergunta é sim. Então por que despender tempo, recurso cada vez mais escasso para os gestores, planejando se o resultado pode ser o mesmo? Baseado neste e em outros raciocínios, muitos “gestores de projetos” negligenciam o planejamento e “tocam” seus projetos utilizando-se de outras habilidades. Este fator contribui muito para o astronômico desperdício de dinheiro em projetos. Conforme citado no post anterior, números divulgados em 2014 no snapshot The High Cost of Low Performance, do PMI, trouxeram que as empresas desperdiçam $109 milhões a cada $1 bilhão investido em projetos devido a baixa performance em gerenciamento de projetos. Somente estas cifras geram argumentos mais do que suficientes para pensar em uma postura diferente frente ao gerenciamento de projetos, mas esta questão vai muito mais além.
Um projeto é em essência uma forma de alcançar um objetivo de negócio da forma mais rápida, barata e completa possível. Não vejo uma forma de realizar isto sem gerenciamento de projetos, e não é possível um bom gerenciamento de projetos sem um planejamento que seja adequado ao projeto. Alguma vez você já tentou realizar uma tarefa sem a ferramenta correta? Por exemplo tirar uma porca com um alicate? A tarefa é até possível, mas com certeza levará mais tempo do que com a ferramenta adequada. Este mesmo raciocínio se encaixa no gerenciamento de projetos e cabe ao gerente de projetos possuir e saber utilizar a ferramenta correta para realizar o trabalho da melhor forma possível.
Realizar um planejamento adequado, além de trazer os inúmeros benefícios e maximizar consideravelmente as chances de sucesso no projeto, pode ser menos oneroso do que parece. Conforme citei em artigo anterior (link), dentre as inúmeras técnicas e ferramentas discutidas no 9º congresso brasileiro de gerenciamento de projetos , o prof. Robson Camargo apresentou uma palestra com o tema PM Visual – Um método revolucionário de planejar projetos em 8 horas, palestra a qual, em linhas gerais, abordou algumas alternativas que possibilitam ao gestor de projetos ponderar o tempo investido no planejamento do projeto de acordo com o tamanho do mesmo. O conteúdo desta palestra está contido em um artigo de mesmo nome, escrito pelo próprio prof. Robson Camargo na edição 60 da revista Mundo PM (dez/14 & jan/15).
Nas próximas linhas, de forma sucinta, serão citadas as alternativas de planejamento, conforme disposto na palestra e artigo citados no parágrafo anterior. Nenhuma metodologia será detalhada neste artigo, deste modo recomendo a dedicação de algumas horas para um estudo mais aprofundado em cada uma delas, bem como a aplicação dos conceitos sempre que possível.
PM Canvas
Baseado no Business Model Canvas concebido por Alexander Osterawalder, o Project Model Canvas tem ganhado cada vez mais adeptos. Tal fato, deve-se ao modelo intuitivo, dinâmico, visual e colaborativo, criado pelo profº José Finocchio Jr, que possibilita que o planejamento de um projeto seja realizado e demonstrado em uma única folha A1. Em linhas gerais, o PM Canvas distribui em uma folha A1 alguns blocos que representam os diversos conceitos que constituem um plano de projeto. Nesta folha são colados post-its com as definições do planejamento para cada um dos elementos contidos nos blocos, as quais são feitas de forma colaborativa com a equipe do projeto e/ou outras partes interessadas. Não é por acaso que o PM Canvas possui tamanha adesão.
Abaixo segue algumas imagens com a estrutura, template e exemplo do Project Model Canvas:
Project Model Canvas – Modelo
Project Model Canvas – Exemplo
PM Visual
Segundo disposto no site do PM Visual: ” O Project Model Visual é um Modelo Visual de um Plano de Projeto, que pode ser utilizado para planejar um projeto de qualquer tamanho, grau de complexidade e linha de negócio.” Em linhas gerais, o método consiste em “explodir” o resultado do PM Canvas em outras telas visando o detalhamento do plano elaborado. Para tal, utiliza-se as mesmas ferramentas do PM Canvas: colaboração, papel, caneta e post-its. Além disso, o PM Visual também possui um quadro A1 exclusivo para acompanhamento do projeto denominado Pulse Check. A abordagem do PM Visual, criada pelo prof. Robson Camargo, engloba um maior detalhamento de algumas partes do projeto a partir do PM Canvas, fato o qual traz benefícios mas exige mais dedicação às etapas de planejamento do projeto.
PM Visual – Explosão canvas
Qual a dose?
Como sabemos, existem diversas outras alternativas para planejamento de projetos regidas por diferentes organizações e grupos como PMI, IPMA, OGC, ISO, dentre outras. Essas alternativas podem ser alternadas ou mescladas em projetos de uma mesma organização ou até mesmo dentro de um mesmo projeto.
Por exemplo, um gerente de projetos pode estar em um projeto de grande porte, onde cada fase deste projeto será planejada desde a iniciação, em um nível de detalhamento diferente e utilizando uma técnica aqui citada ou não. Além disso, dentro de uma única fase deste mesmo projeto, o planejamento de cada entrega pode ter um nível de detalhamento diferente dependendo do modelo adotado, utilizando um modelo waterfall em um grupo de entregas, SCRUM puro em outro, SCRUM com RUSH em outro, dentre inúmeras outras possibilidades. Maiores detalhes sobre abordagem SCRUM com RUSH no artigo RUSH – Método Ágil de Gerenciamento de Projetos Priorizando Prazo.
Sendo assim, o planejamento do projeto depende da complexidade, tamanho, indústria, equipe alocada, modelo organizacional, dentre inúmeras outras variáveis, e como já dito, cabe ao gerente de projetos saber o que e quando utilizar. Como exemplo segue uma sugestão, apresentadas pelo profº Robson Camargo durante a palestra e no artigo da revista Mundo PM aqui já citados, para a aplicação dos método PM Canvas, PM Visual e Planejamento Detalhado, de acordo com o tamanho do projeto.
Planejamento para cada tamanho de projeto
Novamente, vale citar que o conteúdo detalhado desta abordagem foi apresentado pelo profº Robson no 9º congresso brasileiro de gerenciamento de projetos e está contido em um artigo escrito pelo mesmo na edição 60 da revista Mundo PM (dez/14 & jan/15).
CONCLUSÃO
O mercado exige dos gestores cada vez mais conhecimentos e habilidades para trabalharem nos mais diversos cenários possíveis. Deste modo, os profissionais que atuam ou desejam ingressar nesta profissão precisam estar capacitados e munidos da maior quantidade possível de conhecimento, técnicas e ferramentas para aplicar da forma mais adequada possível no projeto ou situação que estiver trabalhando. Ao meu ver, entender a situação e determinar o “framework” do gerenciamento de projeto é, de forma análoga a medicina, diagnosticar um paciente e escolher o tratamento ideal para cura de sua patologia. Também existem diversos cenários possíveis que podem se apresentar no consultório ou sala de cirurgia de um médico e o mesmo precisa possuir conhecimento para aplicar o tratamento correto para a cura do paciente, da forma mais efetiva, rápida e com o menor risco possível. Para tal, o médico precisa estar capacitado para a maior quantidade de cenários possíveis ao qual será exposto e as melhores técnicas para tratar cada um destes cenários, e para isso, um médico estuda 8 anos, faz residência de mais 2 anos e contínua se reciclando durante toda a carreira, isso sem contar especializações. Voltando ao nosso mundo, o gerenciamento de projetos precisa ser tratado por nós, gerentes de projetos, com a mesma seriedade que a medicina, afinal é nossa profissão. Precisamos entender o problema e ambições de nosso cliente, realizar um plano de projeto na dose certa para o cenário específico que é disposto, acompanhar o projeto mantendo-o saudável durante toda sua execução e encerrar o projeto entregando o que foi pedido tomando nota e arquivando as lições aprendidas durante o processo. Fazer um plano de projeto na dose certa é tão crucial para um projeto quanto a escolha da medicação ou procedimento que o médico utilizará para curar o paciente. Se o gerente de projetos quiser planejar (diagnosticar) os projetos de seus clientes (pacientes) de forma adequada, é preciso se capacitar com as mais diversas técnicas e metodologias (medicamentos/procedimentos) do mercado e utilizá-las na hora certa para entregar os melhores resultados (curar). Para fechar a ideia de adequar o investimento em planejamento às características do projeto, e continuando na analogia proposta até aqui, cabe a frase de Paracelso (Médico e físico do séc. XVI): “A diferença entre o veneno e o remédio é a dose“.
