Estimativa de 3 pontos, um ponto forte
Este artigo aborda uma consolidada técnica para melhorar a assertividade das estimativas em projetos e que possibilita o mapeamento de informações importantes, como riscos e respectivos tratamentos, durante sua execução: a estimativa de 3 pontos.
Durante o ciclo de vida de gerenciamento de projetos inevitavelmente o gerente de projetos irá realizar estimativas, as quais são essenciais para um bom gerenciamento de projetos, dado que as linhas de base de custo e prazo (por exemplo) são extraídas delas e serão utilizadas durante todo o projeto. Em dados do PMSurvey de 2013, das 10 principais causas de falhas em projetos, 5 estão relacionadas à problemas de estimativas. Deste modo, um bom plano de gerenciamento de projetos depende de boas estimativas. Além disso, as partes interessadas frequentemente determinam sucesso em projeto frente a assertividade no cumprimento do cronograma e orçamento de projetos. Nos próximos parágrafos será demonstrado passo-a-passo da famosa estimativa de 3 pontos em conjunto com a análise PERT, e para tal, serão abordados métodos de execução, fundamentação estatística, aplicabilidade e algumas vantagens de sua utilização.
Embora a mesma técnica possa ser utilizada para estimativas de custos, para fins de contextualização e exemplificação, os assuntos abordados durante o artigo estão focados nas estimativas de tempo.
Preparação
Para iniciar as estimativas, independente da metodologia de gerenciamento de projetos adotado, a equipe de projetos precisa ter em mãos o escopo que será trabalhado. Seguindo as boas práticas do planejamento tradicional do PMBOK, este escopo será decomposto em pacotes de trabalhos que estruturados formarão a EAP – Estrutura Analítica do Projetos (ou WBS). Continuando o processo de decomposição, com base na EAP, executa-se o processo de Definir as Atividades, que por sua vez, possui como saída principal a lista de atividades.
Com uma lista do que deve ser feito em mãos, seja uma lista de atividades decompostas de uma EAP ou um backlog de entregas oriundos de outra técnica que esteja sendo executada, o gerente de projetos precisa realizar estimativas de cada uma destas atividades ou pacotes. Estas estimativas serão entradas para o famoso e esperado cronograma do projeto. Mas como estimar?
O guia PMBOK lista algumas ferramentas para o processo de Estimar a Duração das Atividades, tais quais: opinião especializada, estimativa análoga, estimativa paramétrica, análise de reservas, técnicas de tomada de decisão em grupo e, a estimativa de 3 pontos foco deste artigo.
Estimativa de 3 pontos
A estimativa de 3 pontos é uma técnica que permite aperfeiçoar as estimativas considerando as incertezas e riscos. É um conceito que origina-se da Técnica de Revisão e Avaliação de Programa (PERT). Conforme o próprio nome sugere, nesta estimativa, três valores são produzidos inicialmente para cada atividade, baseados no conhecimento e experiência da equipe de projeto:
- O – Estimativa Otimista
- M – Estimativa Mais Provável
- P – Estimativa Pessimista
Em posse destas três variáveis é possível efetuar a estimativa PERT (Program Evaluation Review Technique) da atividade, onde:
Perceba que a fórmula dá-se por uma média ponderada com peso 4 para estimativa mais provável, ou seja, a fórmula considera relevante a informação mais provável oriunda da experiência ou outra técnica, mas não despreza os demais valores. Os embasamento estatísticos da fórmula será abordado novamente neste artigo.
Mesmo em posse da estimativa mais provável, elemento com maior peso na média ponderada, existem duas outras informações muito importantes a serem consideradas, as estimativas Otimista e Pessimista, as quais podem estar muito afastadas da média calculada. Para medir como os elementos estão espalhados em volta da média existem duas outras medidas estatísticas: variância e desvio padrão.
Variância: em linhas gerais e simplificadas, na teoria da probabilidade, é uma medida que indica o quão longe os valores se encontram de um valor esperado. A fórmula para calcular a variância de cada atividade se estabelece por:
Desvio Padrão: o desvio padrão por sua vez, serve para medir o quanto de variação ou dispersão existem em relação a média, e sua forma se estabelece pela raiz quadrada da variância de cada atividade, segue:
Exemplo: para pintar as paredes de um cômodo um pintor experiente estima que leva 3 dias. Detalhando um pouco mais a estimativa do pintor você consegue estimar um prazo otimista de 2 dias e um prazo pessimista de 5 dias. Mais a frente neste artigo serão abordadas outras informações valiosíssimas que podem ser extraídas neste mesmo exemplo. Qual a estimativa da atividade?
O = 16 horas; M = 24 horas; e P=40 horas.
Estimativa:
PERT = (16 + 4*24 + 40) / 6
PERT = 152/6
PERT = 25,3 horas (3,1 dias de 8 horas de trabalho).
Desvio Padrão:
Desvio Padrão = (40-16)/6
Desvio Padrão = 4 horas (0,5 dias de 8 horas de trabalho).
Estimar a Duração do Projeto
Em posse das estimativas de cada uma das atividades do cronograma é possível estimar a duração do projeto. Para tal, outros conceitos estatísticos são utilizados. O desvio padrão total de uma população, ou seja, do projeto, se estabelece pela raiz quadrada da soma das variâncias de cada elemento da mesma, ou seja:
Em linhas gerais no projeto isto acontece da seguinte forma:
- determina-se o caminho crítico do projeto (ver caminho crítico);
- determina-se a estimativa PERT de cada uma das atividades, com base nas estimativas Otimista,Mais Provável e Pessimista;
- calcula-se a variância de cada atividade;
- calcula-se o desvio padrão do projeto que será a raiz quadrada da soma das variâncias das atividades;
- a duração do projeto será a soma das estimativas PERT (2) mais o desvio padrão do projeto (4).
Exemplo: Na tabela o gerente de projetos selecionou as atividades que compõem o caminho crítico de um projeto, bem como suas respectivas estimativas Otimistas, Mas Prováveis e Pessimistas. Agora o mesmo quer estimar a duração do projeto:
Na tabela com base nas estimativas (O, M e P) é possível calcular:
Além disso, conforme citado anteriormente, é possível calcular a estimativa do projeto, e para tal, calcula-se a soma das estimativas PERT do caminho crítico acrescida da raiz quadrada da soma das variâncias, ou seja:
Sendo a Soma PERT igual a 101,3 e a a Raiz da Soma Variância igual a 8,9 (raiz quadrada de 79,1), a duração do projeto com 1 desvio padrão é:
101,3 horas +/- 8,9
Ou
O projeto durará de 11,5 dias a 13,9 dias
Assertividade das Estimativas
Em termos estatísticos as três variáveis disponíveis (otimista, mais provável e pessimista) correspondem a uma distribuição triangular. Conforme citado anteriormente, a fórmula da estimativa PERT dá-se por uma média ponderada com peso 4 para estimativa mais provável. Esta equação se explica no conceito estatístico da distribuição beta, o qual não será detalhado neste artigo, mas em síntese permite transpor a Distribuição Triangular (contínua) em uma Distribuição Normal.
Os conceitos estatísticos citados no parágrafo anterior fundamentam os procedimentos citados a seguir, os quais podem ser ferramentas importantes para extração do nível de precisão das estimativas apresentadas.
O gráfico a seguir representa a Distribuição Normal ou Curva de Gauss, onde são apresentados a média (µ) como ponto central e os desvios padrão (σ).
Em linhas gerais uma estimativa +/- 1 desvio cobre 68,2% da distribuição, em outras palavras, a estimativa teria 68,2% de chances de acerto, ou seja:
- PERT +/- 1 Desvio Padrão possui aproximadamente 68,2% de assertividade;
- PERT +/- 2 Desvios Padrão possui aproximadamente 95,4% de assertividade;
- PERT +/- 3 Desvios Padrão possui aproximadamente 99,6% de assertividade;
Exemplo: com base nos mesmos dados da tabela do exemplo anterior o gerente de projetos irá levar para decisão na próxima reunião uma estimativas acrecidas de 1, 2 e 3 desvios padrão. Quais estimativas serão apresentadas (a soma PERT = 101,3 e o Desvio Padrão Total = 8,9):
- PERT +/- 1 Desvio Padrão: o projeto demandará de 92,4 a 110,2 horas com aproximadamente 68,2% de assertividade da estimativa
- PERT +/- 2 Desvios Padrão: o projeto demandará de 83,5 a 119,1 horas com aproximadamente 95,4% de assertividade da estimativa
- PERT +/- 3 Desvios Padrão: o projeto demandará de 74,6 a 128 horas com aproximadamente 99,6% de assertividade da estimativa.
Além dessas estimativas é bastante comum encontrar em sistemas a estimativa de 90%, a qual da-se por.
- PERT +/- 1,645 Desvios Padrão: o projeto demandará de 86,6 a 115,9 horas com aproximadamente 90% de assertividade da estimativa.
Caberá às partes interessadas mais influentes, muitas vezes o patrocinador, mediante a aceitação a risco por exemplo, definir junto ao gerente de projetos qual das estimativas será utilizada
Percebam que a estimativa com a maior assertividade (99,6%), no pior caso (128 horas), ainda possui prazo menor que a soma das estimativas pessimistas de cada atividade, que seria 168. Além disso, durante o processo de estimativas, entre a estimativa Pessimista e Otimista de uma atividade muitas informações podem ser extraídas, tais como modelo de trabalho e principalmente riscos, conforme exemplo que segue:
Exemplo: em nosso primeiro exemplo para pintar as paredes de um cômodo um pintor experiente passou as seguintes estimativas: Otimista 16 horas, Mais Provável 24 horas e Pessimista 40 horas. Segue algumas informações importantes que podem ser coletadas caso o pintor seja indagado sobre as diferenças entre as estimativas:
- O pintor com um ajudante consegue finalizar a pintura do cômodo em 16 horas. O pintor custa R$ 100 e o ajudante R$ 20. Com isso a soma total do pintor mais o ajudante, além de diminuir o prazo, diminuiria o custo total da atividade de R$ 2400 (24 horas de R$100) para R$ 1920 (16 horas de R$ 100 + 16 horas de R$ 20);
- Caso chova haverá problema com a secagem da tinta, o que, no pior caso, levará a atividade para 40 horas. Existe um tipo de tinta de secagem rápida que costuma ser 10% mais cara e eliminaria este problema. Outra alternativa no mercado é uma máquina que colocada no ambiente acelera o processo de secagem, a qual possui o aluguel diário fixado em R$50 e levaria a atividade para um prazo máximo de 32 horas. Neste caso, em uma conversa rápida, conseguimos extrair um risco e alternativas para mitigação e eliminação do mesmo.
CONCLUSÃO
Embora os conceitos abordados neste artigo não sejam nada novos, parecem não estarem tão difundidos ou são negligenciados pelos gestores de projetos. Frenquentemente, muitas vezes pressionados a ter uma data em mãos, os gestores se trancam em uma sala com os colaboradores da equipe, pegunta quanto tempo leva +/- para fazer cada atividade, “joga” em algum software de gestão de cronograma, vê a data que dá e vai para a reunião da manhã do dia seguinte com a “linha de base de cronograma” em mãos, a qual futuramente se tornará a “corda de enforcamento” do mesmo. O mais delicado é saber que esse não é o pior dos mundos, existem diversos projetos que são “tocados”, pois me recuso a citar gerenciados, sem nem um mínimo de estimativas de escopo, prazo e custo.
Realizar boas estimativas, desenvolver cronograma, elaborar orçamento, conciliar aspectos de riscos e alinhar expectativas sobre tais com as partes interessadas do projeto, está para o gerente de projetos, como separar ingredientes para um cozinheiro, decolar para um piloto de avião, manusear um bisturi para um cirurgião etc, ou seja, não saber executar estas atividades impossibilita o desempenho da profissão, pois certamente terminará em “tragédia”.
A estimativa de 3 pontos aliada a análise PERT apresentada neste artigo é uma ferramenta poderosa para estimar projetos, até mesmo em suas fases mais iniciais quando existem várias lacunas no detalhamento de escopo. Ela possibilita maior aproximação e entendimento do gerente de projetos sobre o contexto de cada atividade durante a fase de planejamento, onde será possível a extração de informações bastante relevantes para o projeto, aqui já citadas. Além disso, a utilização de procedimentos matematicamente fundamentados, além de melhorar a assertividade dos resultados das fase de execução, na grande maioria dos casos, maximizam a confiabilidade e facilitam a apresentação dos números obtidos para defesa à alta direção nas fases de iniciação e planejamento.
